SIEP Sistema de Información Educativa Provincial

 RESOLUCIÓN MINISTERIAL N°0620/18

RESOLUCION SIEP-SINIDE

Recursos Humanos del Equipo de Desarrollo de la SUBSECRETARÍA

Subsecretaria de Planeamiento Educativo, Informática y Evaluación: Prof. Claudia Inés Castiglioni

Coordinador General de Desarrollo del Software: Pablo Andrés Gay

Programadores:

  • Área de Operaciones: Santiago Gil; Marcos Flores
  • Área de Desarrollo: Matias Flores
  • Área de Asesoramiento técnico: Javier Castrillo

Asistentes de carga itinerantes de acompañamiento situado en unidades  educativas y supervisiones escolares

ATEI asistentes Técnicos Educativos Itinerantes provinciales al servicio de optimización de sistemas del gbierno y programas nacionales de educación digital

Relevamiento, revisión y actualización de datos de Titulaciones: Sandra Arrua

 

Representantes Técnicos Pedagógicos de la SUBSECRETARÍA DE PLANEAMIENTO EDUCATIVO, INFORMÁTICA Y EVALUACIÓN

Erica Garcia (Ushuaia); Carolina Nieto (Río Grande y Tolhuin)

Referente administrativo: Soledad Remon.

********************************************

El SIEP/SINIDE  es un programa informático que organiza y almacena  información nominal de estudiantes del sistema educativo. Iniciamos su creación  en el mes de agosto del 2016 desde la Subsecretaria y su equipo de  investigación y desarrollo de software de la Dirección de Educación Provincial de Ciencia y Tecnologia, Gobierno de Tierra del Fuego A. e I. A. S. cumpliendo  con la Ley N° 25.326 de Protección de datos personales y toda otra  normativa nacional  vigentes en esta materia.  Cumple  con la transferencia  a la base de datos del SINIDE, Sistema Integral de Información Digital Educativa en  acuerdo a lo establecido por   Resolución del Consejo Federal de Educación N° 215/14.

SIEP dentro de su base de datos permite  descartar y depurar  registros inconsistentes si los hubiere, no permitiendo la carga de datos  a saber:

+estudiantes sin DNI, +con DNI incorrectos, +con varios DNI, +estudiantes  inscriptos en varias instituciones o bien en una institución pero en diferentes años, +estudiantes sin una sección específica (sala o sección de grado o año).

SIEP permitirá visualizar las trayectorias de los estudiantes  contando además con la información correspondiente a Titulación de todos los niveles y modalidades (cajas curriculares validadas), y LUA legajo único del alumno.

Se creó y se sigue desarrollando el software libre alojado en ttps://github.com/decyt-tdf/siep  . Partimos para su almacenamiento de datos  desde  una base  que existía en la provincia para operar inscripciones y datos nominales de estudiantes solo de nivel inicial y primario,  que  contenía inconsistencias de datos  variadas, distintas características de seguridad y,  estaba  realizado en  otro lenguaje de programación,  con el agravante que  la transferencia de datos recabados en provincia para transferir  a SINIDE, no era amigable.  A partir de este punto tuvimos que realizar desde el mes de octubre a la fecha , junto a cada una de las instituciones y supervisiones de nivel, un trabajo intenso de saneamiento de la información mediante envíos, devoluciones y re-envíos de cantidades de registros de estudiantes con información errónea.

Esto último causó un retraso en los plazos preestablecidos para contar con toda la información necesaria y así completar el proceso total de implementación del sistema en el nivel Inicial y Primario. Avanzamos luego con el nivel secundario, comenzando de cero en cuanto a registros de datos nominales de estudiantes. Por último y luego de haber estudiado, analizado y diseñado una solución informática conforme a las normativas y a la demanda actual de los circuitos de información tanto de la Supervisión de Inicial y Primaria como de Secundaria, pudimos constatar diferencias metodológicas y decisionales respecto al proceso de inscripción y todas las variantes que incluye su operatoria en ambos niveles lo que también ameritó el desarrollo de diversas funciones no generales en cuanto a software. Al respecto y en sentido contrario a lo que esperábamos, pudimos verificar que la respuesta a una necesidad de reorganización administrativa de la Supervisión de Inicial y Primaria que – considerábamos avanzada porque ya estaban trabajando con un sistema informático común que ordenaba y organizaba la información que utilizaban – tuvo más inconvenientes que la respuesta brindada desde la estructura organizativa de la Supervisión General de Secundaria, desde donde se planificaron inmediatamente diferentes estrategias y coordinaron acciones conjuntas entre Ushuaia y Río Grande bajo criterios plenamente consensuados para reorganizar todo su circuito de información y poder responder a los requerimientos emergentes.

Destacamos la predisposición al cambio y su adaptabilidad a un ecosistema nuevo al nivel inicial y primario y reconocemos la organización y acción del nivel secundario como así también su convicción plena en confiar en esta herramienta informática.

 Nuestra atención  está muy enfocada al continuo mejoramiento de la experiencia de los usuarios al operar el sistema. En este sentido trabajamos fuertemente en reducir tiempos en los procesos de agregación, edición y visualización de registros. Tal es así que durante los primeros días de inscripciones abiertas desde la Supervisión del nivel, Referentes de SIEP asistimos de manera presencial en las Supervisiones, acompañando a las  supervisoras técnicas durante los primeros días del operativo de inscripciones del nivel inicial y primario . Es importante agregar que en el nivel secundario, donde también se replicó este acompañamiento permanentemente y – particularmente – en contacto directo con los Referentes de carga de cada una de las instituciones, también se pudo verificar tanto la facilidad en la accesibilidad como la agilidad en la operatoria del sistema.

Creemos firmemente que a través del actual sistema provincial, ambas Supervisiones podrán potenciar sus fortalezas. También estamos convencidos – en contra de nuestro pronóstico inicial – que la principal debilidad en Inicial y Primaria en relación al tiempo de respuesta a la implementación del actual sistema provincial, fue justamente el que hayan contado con un sistema informático anterior con otras características en cuanto seguridad, y veracidad de la información el que no reflejaba la realidad de la población estudiantil tanto en el nivel Inicial como en el de Primaria. Por ello también se acordó entre los equipos de desarrollo del Ministerio de Educación crear SIEP para datos nominales estudiantiles y SIGE para datos docentes.

A continuación realizamos -a grandes rasgos- un breve resumen de las acciones llevadas a cabo en relación a la implementación del sistema informático provincial, durante los últimos meses del año 2016:

 

  • 14 de Junio remitimos solicitud de asignación de un referente de carga por parte de cada institución.

 

  • 16 de Junio recibimos los datos registrados en la base de datos del Sistema realizado por COMEGE.

 

  • Durante el mes de Julio y Agosto se conformó el equipo de SINIDE, se inició el desarrollo de la base de datos, la programación del sistema y la infraestructura tecnológica del servidor. Se iniciaron las planificaciones y relevamientos correspondientes para llegar a todas las instituciones.

 

  • EL 5/09 se remitió a las instituciones modelo de planilla para la actualización de los registros de la nómina 2017.

 

  • EL 13/09 nos reunimos con la Supervisora General y las Técnicas de Ushuaia y Río Grande para definir funcionalidades necesarias.

 

  • El 26/09 se remitieron a las escuelas modelo de planilla de inscripciones de los hermanos y otras para carga offline del sistema. Luego, una semana después, se remitieron a los establecimientos una variante de esta planilla para la carga offline de las inscripciones abiertas. Desde esta fecha a febrero 2018 el equipo SIEP realizo el saneamiento y carga de datos de estudiantes del nivel inicial y primario a través de las planillas offline de las instituciones contrastadas con bases nacionales SINTyS.
  • Entre el 29/09 y el 06/10 presentamos el proyecto de sistematización a todas la comunidad educativa.

 

  • EL 16/10 remitimos a las técnicas una versión DEMO para poder avanzar en la definición de las funcionalidades del sistema y ajustar posibles desvíos.

 

  • A partir de Noviembre y hasta el día de la fecha, las Supervisiones   de Río Grande y de Ushuaia realizaron la carga online de inscripciones en el sistema y emitieron las constancias correspondientes. Las unidades educativas realizan la depuración permanente actualizando pases, cambios de secciones o turnos contribuyendo a la actualización permanente de la información de cada estudiante fueguino.

Cabe destacar que el SIEP no establece el cronograma de inscripciones ni determina qué atributos de edición tiene cada usuario del sistema. Son las Supervisiones Escolares conjuntamente con  funcionarios del Ministerio de Educación provincial que realizan año a año el “Calendario Escolar” para contemplar estas acciones y diversas cuestiones que hacen a las actividades escolares y educativas. Es el Sistema SIEP quien se adapta a ese Calendario anual.

Concluimos a la fecha:

 

  • Una base de datos provincial centralizada con el total de la información de la cual disponemos, ordenada, saneada, registrada, resguardada y validada con las Supervisiones generales y las unidades educativas, en proceso de completarse esta última validación en el nivel secundario en el mes de abril del presente año.
  • Un sistema informático provincial de inscripciones y trayectorias de estudiantes en proceso de desarrollo y continuo mejoramiento, absolutamente estable (así lo demuestra la carga masiva de datos realizadas desde todas los Colegios Públicos Secundarios de la Provincia, las Supervisiones Generales, el equipo de desarrollo SIEP y la depuración constante que las unidades educativas vienen realizando).
  • La instauración de un proceso continuo de acompañamiento y trabajo conjunto con la Supervisión General del Nivel en tanto y en cuanto al mejoramiento de los procesos de registración y mantenimiento de la información relevada desde cada una de las instituciones de los niveles.
  • Capacitaciones realizadas para los niveles inicial y primario y pendiente durante abril 2018 la capacitación  general para los usuarios escolares del nivel secundario.
  • La conformación de una Red de acompañamiento online permanente a través de redes o grupos por niveles .
  • Información almacenada en SIEP/sinide al día de hoy (abril 2018)
    Instituciones educativas provinciales: 202 (cada una con datos generales y de contacto)Usuarios institucionales: 257 (niveles Inicial, Primario y Secundario. Supervisores, directivos, secretarios y auxiliares administrativos).Nivel Inicial y Primario 2017 y 2018 (Públicos):

    • Cantidad de alumnos: 23413
    • Cantidad de Inscripciones: 35637
    • Cantidad de secciones (salas/grados): 1748

    Secundario 2017 y 2018 (Públicos):

    • Cantidad de alumnos: 13956
    • Cantidad de Inscripciones: 18002
    • Cantidad de secciones (cursos): 705

    Titulaciones: 139 (Cada una con datos de secciones, materias, normativas provinciales y nacionales).

    Desde el sistema SIEP se reflejaran las matrículas de todas las instituciones educativas, en los tiempos que ordenen las resoluciones de los Calendarios Escolares año a año.

A su vez proyectamos:

  • Los convenios para remitir, directamente desde el sistema, información requerida a otros organismos y/o dependencias, que en la actualidad demandan información a las secretarías de los establecimientos. Así se podrán reducir el número de trámites realizados desde las instituciones como ser: la emisión del Certificado Escolar a Recursos Humanos, la presentación de ciertos datos estadísticos a la Dirección de Estadística, entro otros.
  • Culminar la carga  y avanzar con las unidades educativas para su apropiación y uso de las modalidades de educación de jóvenes y adultos, Especial y Superior.
  • La implementación, de un módulo funcional que permita contar con registros estadísticos de asistencia, de gestión escolar (boletines de calificaciones, notas estímulos, cuaderno de comunicados digital etc) y una plataforma con recursos educativos.
  • Se prevé la creación de un sistema dentro del sitio Web del Ministerio de Educación que permita a las familias realizar online la primera etapa de la solicitud de inscripción o pase como así también la carga de documentación en formatos de imagen (Jpg;Png, PDF)

El equipo de desarrollo de SIEP asegura que nuestro Gobierno pueda conocer demandas del sistema y realidad del mismo en cuanto a matrícula real, vacantes reales, secciones de año y salas de cada institución educativa de todos los niveles y modalidades para planificar sus políticas públicas de manera transparente y ordenada, pudiendo además ofrecer a la población fueguina y  del país de manera online,  una primera instancia de solicitud de vacante o pase  a una institución como así también de una primera instancia de inscripción de hermanos para el primer año de la escuela primaria. Este  último servicio online,  se encuentra en planificación y desarrollo.

 

 

Subsecretaria de Planeamiento Educativo, Informatica y Evaluacion

Dirección Provincial de Educación Ciencia y Tecnologia

Ministerio de Educacion

Gobierno de Tierra del Fuego A.e I.A.S